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回到原初:会议的目的

因为新冠肺炎疫情的影响,七成的会议策划者正在将面对面的会议转至线上——我们在寻找面对面会议的替代方案,于是移向了虚拟平台,但是这种方式造成了疏离感,很多人甚至忘却了会议的真正目的是什么。

所以,让我们回到原初,和投资人坐下来,共同探讨一下会议的目的。你是需要教育与会者?提供一个社交的空间?还是建立一个市场?又或是兼而有之?请回答这些核心问题,然后再审视一下面对面和虚拟环境的区别。

虚拟会议和面对面会议的区别

时间性:如果你通常负责的活动平均时长是一整天或数天, 那你不要指望在虚拟世界做同样的事。你注定会失败,要吸引虚拟听众的注意力可谓难上加难,他们很容易分心。虚拟活动的最佳时长是1-2小时。

会议形式:虚拟会议的环节需要压缩,这样势必导致活动形式和流程设计受影响。要请你的演讲嘉宾做到简短扼要,超时对流程的其他环节将是一场灾难,这一点非常关键。要确保在环节与环节之间留出缓冲区,参与者可以有时间去喝一杯咖啡,你的团队也可以稍作调整,以准备下一个直播环节。

社交环节:和面对真实世界不同,在虚拟世界中,与会者在社交方面需要一些额外的帮助。你应该在你负责的每个虚拟活动中都安排社交环节。为什么要这么做?因为与会者在能够与他人互动的时候,才会觉得自己是活动的一部分。

活动内容:虚拟会议的一大好处就是它对内容的开放性。一些以往线下活动很难请到的演讲嘉宾现在可以一键参与到虚拟会议中来,发表他们的见解。但是,聪明地对待会议内容有助于呈献一场出色的虚拟活动。有些内容可以预先录制,有些则可以现场发挥。

一旦你弄清了面对面会议和虚拟会议的区别,以及对会议的影响,你就可以开始选择呈献活动的平台了。

找到合适的平台

你已经明确了会议的目的,以及虚拟活动带来的影响。下一步,就是找到合适的技术来呈献它。

  • Zoom 、GoToWebinar等云视频会议系统;
  • 利用YouTube、Vimeo这类视频平台存储一些预先录制的视频,然后将其嵌入虚拟活动或视频直播中;
  • 诸如OnAir、EventsAir等整合虚拟活动解决方案,从注册到执行,一站式完成。

接下来,就到了整个过程最重要的一步——彩排,直到万无一失。

彩排,彩排,彩排!

与面对面的环境不同,在虚拟世界里,即兴发挥的空间并不多。不仅如此,任何技术故障都可能导致参与者下线,而且不再回来。因此,彩排对活动成功与否至关重要。

演讲嘉宾:与演讲嘉宾事先沟通很重要,要确认你想让他们说什么,说多长时间。提前获取他们的演讲内容,有助于你判断分配的时间是否够用。预先的排练可以确保演讲嘉宾适应你所使用的平台。你也可以利用这个机会检查光线和音视频设置。

你的团队:执行面对面会议要依赖一支活动团队,每人各司其职,来成就一场出色的活动。虚拟活动也不例外,你需要调动各种资源。活动经理需要制定出相应策略,以应对可能出现的问题。什么环节可能出现问题?根据不同场景和团队一起制定解决方案。

技术:一旦技术失败,意味着你也失败。技术必须发挥应有的作用,否则,将为你的活动和声誉带来不可挽回的损失。对技术环节进行测试必不可少。

后疫情时代,回归面对面的会议

组织者发现,虚拟会议的注册人数出现微升。但是,一旦生活回归正常,不要认为面对面会议的人数也会同样出现增长。所以,你现在需要怎么做才能抓住后疫情时代的机会呢?

  • 甄别活动注册人员,看看哪些不是你的核心听众。他们是谁?他们注册活动的初衷是什么?你可以收集并研究这些数据,以便今后把这部分人群变成你的客户。
  • 重新审视一下你全年负责的所有活动。哪些适合面对面?哪些又适合放到线上举办?你能提供一个混合型会议解决方案,把面对面会议和虚拟会议整合在一起吗?
  • 挖掘一些未开拓区域和领域的新机遇。发布项目,启动面对面会议,开拓一个新的客户领域,这些是否可行?

在过去的几个月里,我们都需要探索虚拟世界并适应那些对我们大多数人而言都很陌生的各种技术。但是回归会议的核心目的,也正是成功的要诀。更为重要的是,当我们回归面对面会议的时候,我们已经掌握了创造新机遇的新技能。