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2019年会议行业大趋势

如果说新的一年里对于会议业者而言最为确定的预测,那就是:如果你没办法跟上正在酝酿当中或即将到来的变化,行业一定会把你甩在身后。从保护与会者数据到永不停歇的技术进步……会议行业的圈子一直在持续演化,你必须紧跟步调。

为了预测2019年的主要行业趋势,Successful Meetings杂志近期采访了一些行业领军者,了解他们的洞见。以下是今年的一些主要行业走向:

更加智能的科技

如果有人最近使用苹果智能助手Siri,你会发现,语音识别技术更加智能了,人脸识别和生物认证同样如此。ITA集团活动战略顾问Jill Anonson认为,上述技术进步将在很多方面重塑会议行业。她预测道,将会出现虚拟签到桌的使用,在大型活动上,与会者不必亲自签到就可以接入相关服务,也可以使用人脸识别软件来进行活动注册。

"我们注意到,在不少酒店和活动上,已经出现了依靠语音指令激活的聊天机器人。很快,我们就可以在我们的活动和展会上使用简单自然的语音指令来获得帮助和引导。"Anonson说。IBTM World在其最新的趋势展望报告中披露,一家名为Big Bear X的公司已经使用人脸识别技术评估与会者的情绪反应,该技术在活动注册上的应用也取得了成功。IBTM World展览总监David Thompson表示:"科技可以透过很多令人激动的方式植入到活动当中,其中一些技术已经呈现在我们今年展会的探索互动区里。"除了人脸识别,他还列举了虚拟现实、人工智能和映射投影技术。

在某些方面,人脸识别只是大趋势中的冰山一角,在今后一至两年,与会者数据追踪和分析技术还将以更快的步伐进阶。全球知名的会议活动公司BCD美国地区活动解决方案设计和战略副总裁Cate Banfield说:"在被问到一个问题的时候,人们通常是有一说一,但他们的实际行为却并非如此。数据能够给活动策划者和股东们提供更深层的解读,让他们阅读与会者的思想,帮助他们甄别那些背后的东西,理解与会者和活动所有要素间的互动。"他期待活动主办方能够进一步努力,根据不断增加的活动元素,发现与会者的行为及偏好,并做出计划。活动类型和一个目的地的特色将影响场地的选择和公关推广,追踪电子邮件中链接和活动网站的点击率,以此为依据来定制酒店客房礼品和相关活动。

与其让物流支配会议内容和决策,会议策划者不如将更大的精力放在与会者体验上。正如Banfield所描述的,这一方法需要策划者精心设计一条主线,在整个活动的进程中,可以和与会者的行为产生共鸣,这条主线同样会被用来选择目的地和场地、公关计划、活动内容以及呈现方式。

即将履新国际会议中心协会(IACC)总裁的美国北卡莱罗纳州礼拜山Rizzo中心营销总监Nacy Lindemer指出,世界各地的场地都在整合科技上积极投入,尤其是在手机端参与性和现场屏幕分享上。"需求主要来自与会者的强烈意愿,他们希望积极融入会议和活动,以便能够及时表达、分享和贡献。科技就是一个能够把人与人连接起来的工具。"

重新思考空间设计

会议空间本身也在变身。根据国际会议中心协会(IACC)最近发布的《未来的会议空间》报告,72%的场地经理人称,越来越多的策划者要求能够改变会议空间的设计。场地方也得到很多问询,希望活动布置能够更多些"家居感",包括沙发、舒适的座椅以及其他家具。"我们需要为交流和合作营造一个舒适的环境,希望2019年这种趋势能够持续。"Lindemer如是说。

实战型教育内容

正如传统的活动空间正经历再造,互动型和实验性的教育正在由标新立异回归常态。

国际会议专家联盟(MPI)会议创新部门主管Jessie States表示:"我们看到,传统的演讲形式正在淡出,这种形式在活动上占据的时间已经太过久远。"她指出,策划者正在放弃单向的数据分享形式,转而更多地选择对话的形式。这也许意味着要在教育内容里融入更多的邮件、视频和网络节目。我们要将教育重新定义为一种多媒体、多感知的体验。去年4月,在加拿大多伦多举办的Americas Connect大会上,国际会议中心协会停止使用PowerPoint,"相反,我们要为我们的代表们传递出一种更具互动感的体验。我们相信,这么做能够给大家更多的参与感,大家从演讲嘉宾和讨论环节中汲取的营养也更多。"Banfield希望,教育环节能够像TED演讲一样,更有活力、更为简短,并告别传统的讲台。全天的活动能够更加多样性,而摒弃会议的传统结构--"上午全体大会,下午分论坛"。应该确保与会者不是全天都坐在座位上。

"他们舍弃了剧院式、课桌式和扇形布局,转而采用多样式的摆放--前面摆放沙发,中间是剧院式,后部区域放置高脚桌,给需要的人提供站立的空间。这样一来,与会者有了更多选择,他们可以在房间里找到舒适的区域。"Banfield说道。

科技正在促成这些变化,从现场、在线问答、问卷调查到游戏化、增强现实,从而将教育体验提升至一个新高度,为与会者参与学习互动提供了新的方式。

举例来说,去年11月在迪拜举行的国际大会及会议协会(ICCA)第57届年会上,代表们在网络演播室观看了流媒体直播,体验了不同的会议形式。国际大会及会议协会(ICCA)临时CEO Dennis Speet表示:"我们提供了非传统的概念,将焦点放在促进互动上,尤其体现在会议室的陈设、家具摆放等。"这一概念延伸出很多创新环节,将与会嘉宾从会议场地解放出来,让他们在不同的环境下学习,让他们有机会体验当地的文化和独特性。这些概念都植根于一个更大范围的趋势,它与Anonson所倡导的"自主体验"非常相近。通过这种概念,鼓励与会者自主选择学习环境以丰富各自的体验。

"策划者正在尝试不落窠臼的会议室陈设,鼓励与众不同,鼓励创新与创造性。"Anonson说。她还补充道,这种创新还包括让主持人站在会议场地的不同位置,或者不停走动以吸引与会者的注意力,当然,也同样包括创造宴会厅以外的其他活动空间。嘉信力旅运(CWT)美洲区会议活动副总裁Tony Wagner说:"不只是场地,还包括体验的创意。问题是,你如何才能做到除了娱乐大众,还能让人们沉浸其中,获得参与感,从而让大家了解你想要传递的信息。"嘉信力旅运《2019年会议和活动未来趋势报告》着重强调说,对于会议场地来说,"创新为王"。报告特别提到了一些独特的地方,比如芬兰的罗纳岛煤矿,它在历史上曾经是皇家海军设在岛上的仓库,与会者可以坐船抵达,或者体验一下iFly公司的滑翔项目上岛。

绿色环保餐饮

将健康元素融入活动餐饮并不是一个新现象,但是它很快就会成为必备项。针对食品和食品残余采取有意识的行动将在新的一年里成为会议策划者和与会者的优先考虑之一。禁用塑料吸管及其他一次性塑料制品将成为一个重要问题。也需要密切关注食品残余的相关问题。

Speet认为,"可持续性和减少会议食品浪费引发的关注度正在提升。组织者现在认识到了问题的重要性,开始提供更为小份的食物,如果需求增加,可以安排厨师现场制作。"为了不浪费任何食物,ICCA的成员场地方发起了一项名为"好食物怎能浪费"的活动。"我们还看到越来越多的活动方和当地的慈善组织签定了食品捐献协议,活动剩余的食品可以发放给有需要的人。与此同时,有助于减少碳排放,以及更多地利用当地食材。"Speet表示。近期,国际会议中心协会(IACC)联合国际会议专家联盟(MPI)、世界肥胖联合会(WOF)共同发布了《会议代表饮食需求指南》。这份全面详实的报告旨在帮助会议策划者和场地方、食物供应商一起应对与会者的餐饮需求。

美国社团管理者协会(ASAE)会展高级副总裁Amy Ledoux表示:"组织者在活动前要确保了解与会者的餐饮偏好,以便在现场更好地为他们服务。此外,越来越多的活动开始融入餐饮展示环节。食物会给大家留下好与坏的鲜明印象,人们对一个活动留存印象最久的往往是食物的好坏。"

更明智的危机管理

无论从哪个方面来说,风险意识及其应对对于会议的策划和执行都较以往更加重要。

"危机管理不再是'有了就好',而应该成为任何组织方策划设计活动的必要部分。策划者需要着重标注风险信息,比如寨卡病毒的预防、发生飓风天气的几率或者政府发布的旅行警告等,而不是任其淹没在字里行间。"Banfield说。

"策划者协商既定的不可抗力条款,根据在某个目的地可能面临的独特挑战制定争端政策,会在活动一旦出现问题时给他们的处理带来一定的灵活度。"

美国社团管理者协会和其他组织正在和APP开发商合作,在应用程序里添加安全提示和危机应对指南,以便与会者方便使用。该协会的会议活动委员会还制定了周密的危机沟通计划。

"虽然不可能对所有的危机制定相应计划,但建立一个和所有相关利益方共享的沟通机制是必须准备的第一步。因为近来的一些活动,组织者目前对于会议的安全性相当看重。"ASAE的Ledoux说。