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降低活动风险的6个妙招

日前,美国专业会议管理协会(PCMA)在芝加哥召开了领袖召集大会,会议行业培训师及咨询师琼·艾森斯托特(Joan Eisenstodt)在其演讲开篇向在座的会议策划者提问:在受到安全威胁的情况下,如何守护好会议室的大门?无人应答。她继续提问:有谁知道大楼里是否有帮助心脏病突发者的除颤器?仍旧无人出声,而且似乎不是所有人都想知道问题的答案。她当天的演讲题目是《风险管控:6项你现在能做的事》。

作为一个会议策划者,了解会场所在建筑的安保系统是分内之事,只有这样,在出现差池的情况下才能有效应对。

艾森斯托特表示,会议策划就好像一场手术,重要性也别无二致。"我们利用我们的所知所学,掌控风险,从而拯救生命,"她说,"我想让诸位知道的是,你们需要对生命负责,我们所做的也是要确保他人安全。"

在她公布她的妙招之前,她首先向大家介绍了第六招,"每件事情都应该准备替补方案。"她说道。这涉及到演讲者、工作人员、供应商,以及出现情况时需要提供协助的所有人。对于你所选择的场地,也应该制定一个替补方案。尤为重要的是,方案应该落实到白纸黑字上。

举例来说,如果一位演讲嘉宾最后一刻未能成行,会议策划者应该有几个备选,比如,找到一个候补演讲者,改为组织一场圆桌论坛。在这种情况下,非常重要的是,策划者要知道哪些人可以作为备选,哪些人对演讲话题有发言权。

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在设定会议目标目的之初,同时制定突发事件预案。在每次的进展会议上,就此讨论并更新。"要想到所有的可能性," 艾森斯托特说。各项目标当中要包括风险评估和分析;和地方会奖局、场地以及供应商协调;和当地政府官员一起研究;及时就进展情况沟通,确保所有人步调一致。

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在考察和选择目的地以及具体场地时,需要考虑以下几个因素:附近的医院;场地业主(有些外资物业有可能出现罢工的情况);当地天气和环境;交通因素(是否需要使用巴士?参会人员是否需要乘坐公共交通工具?)在选择目的地时,设置一个"谷歌提醒",以便及时了解所选酒店是否涨价,以及当地是否有罢工事件出现。

在考察场地时,与目的地营销组织、各供应商、场地损害预防小组、各级应急响应体系,甚至是红十字会以及私人应急服务供应商进行会见。未雨绸缪,有备无患。

考量目的地基础设施,水患可能阻断道路,场地交通会因此受阻;法律,包括和税收等相关的法律;治安环境,确保场地周边安全无虞。还要注意在同一地区同一时刻是否有其他活动举行,评估一下活动是否会彼此冲突。对方活动是否会引起争议?会不会引发抗议?"如果不了解这些情况,我不可能干好工作。" 艾森斯托特说。

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在制定合同时,确保提供一项业务基金,明晰条款和意外情况;沟通好权利和责任;协调好各方和上下游企业的关系。"光是整修条款,我就写了10页纸。" 艾森斯托特说。

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制定一份《危机与沟通预案》。艾森斯托特指出,会议策划者可能遇到过反对之声,"从没发生过什么不测","没时间做这些","我们有保险,不需要此类预案","大家都是成人,都知道该怎么做","场地人员怎么说,我们就怎么做"等等,但最好的方式是确保所有人都能根据制定好的预案应对有方。

预案里,需要写明风险评估,做到各司其职。如果所有员工都在会场,是否需要在办公室留个人来接听紧急电话?是否要有专人来负责社交媒体?毕竟社交媒体是最快的信息传播渠道之一。

同样还要制定危机事后处理方案。在紧急情况发生后,向包括供应商在内的所有在场人员进行说明,然后:

在可能的情况下,重新召集人员;

收集所有信息,并及时向有需要的人提供;

与负责紧急事态的人员协调;

完成事故报告(对保险和法律事务至关重要,即便是有关当局表示不必要,仍旧需要坚持完成报告)

此外,如果活动是在一座会议中心举行,需要考察该场地是否适合作为大型集会场所。

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评估所有的活动,对场地选择、考察项目以及应急预案进行修正。"不要只是草率地填满合同,"她强调说。要注重细节,做到事无巨细,门怎么锁,除颤器放在哪个房间,这样的事情都要做到心中有数。