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April 21, 2017

中小企业(SMEs)在扩张业务、开辟新市场时,无论雇主还是雇员,都不可避免地会涉足海外商务旅行。通常,中小企业主的第一直觉往往是企业自行完成差旅预订,因为他们认为这样做价格会更便宜。

事实上,很多中小企业低估了差旅预订这项工作,结果要么耗时费力,要么付出了更多成本,导致企业得不偿失。此外,差旅预订不仅仅是一个采购过程,它还关乎差旅人员的生命以及他们在远离家庭、家人和朋友时的日程安排。因此,企业在进行差旅预订时,除了差旅费用,还应考虑更多的因素,比如:差旅人员的人身安全、身体健康、文化背景以及其它个人喜好等。

与企业自行预订差旅行程相比,找一家差旅管理公司(TMC)合作是一种更加行之有效的解决方案,这有助于优化企业的差旅成本,还将随着企业业务量的日益增长,对企业的购买力进行整合。Corproate Traveller 认为企业应考虑将差旅管理外包有以下三大理由:

1.企业在进行差旅预订时总是超出差旅预算

一般来说,机票和酒店房价是动态变化的,这就意味着它们每天都在上下浮动,当需求上升时价格无疑会升高。如果与差旅管理公司保持合作,企业即可轻松避开价格高峰。因为,企业不仅可以充分利用差旅管理公司的采购能力获得更优惠的协议房价,还刻获得他们提供的差旅报告和差旅分析,从而更加全面地了解差旅预订的方式、时间和原因,并根据差旅公司的建议对差旅项目进行调整。

2.企业为差旅人员预订差旅行程,耗时费力

企业总是不断寻求更精简、更高效的运行方式。尽管在大多数企业,雇主和雇员常常承担多重业务角色,但差旅预订却是企业可以轻松外包,而无需花费高额成本的工作。一般来说,差旅人员平均需要花费5个小时来搜索和预订航班、住宿以及地面交通等其它服务。与其自行预订差旅行程,虚耗企业资源,不如让差旅合作伙伴为企业指定一名具备专业知识的专属差旅顾问,作为企业的额外资源为企业员工提供差旅预订服务。差旅顾问能够轻松处理全部的端对端差旅需求,包括航班、酒店、交通、护照、保险甚至24/7紧急援助服务(差旅人员在海外出差时可能用到)。

3.您不清楚"员工关怀"的意义

当员工出差在外时,雇主需要履行"员工关怀"责任。简单地来说,"员工关怀"就是雇主需要对差旅人员的身体健康、生命安全负责,并采取所有必要的预防措施,避免差旅人员遭受差旅行程中的固有风险。"员工关怀"不仅意味着企业要为差旅人员购买旅行保险,还应将"员工关怀"责任纳入企业的差旅管理政策,并确保其作为最佳实践指导,在企业员工代表公司进行商务旅行时能够严格遵守。这样,就可同时保护企业和差旅人员。一家优质的差旅合作伙伴还将就如何更好地履行"员工关怀"责任为企业提供建议和解决方案,以及包括差旅人员追踪和危机管理流程在内的差旅系统。