share
by 林伊/丛霄 | February 15, 2017

会奖团队激励员工的属性决定了其对细节及个性化服务的更高要求,而地接社对会奖旅游的理解力、对资源的把控调度、对于细节的掌握及人员的专业程度也左右着其价值。

张睿

诺华制药大中华区采购经理

结合现在的药企而言,我们大多会议还是在亚洲举办的,欧美相对而言会少一些。在地接社方面,其实,无论是东南亚还是欧美的地接社,或许其中有一些是综合实力相对较强的,但我认为他们的能力都没有问题,只不过大家的侧重点不同。

事实上,这其中有一个细节最为关键,就是他所能够传递的信息。现在每个DMC都会搭配固定的一些人员到不同的企业去,那么就基本上对企业的需求有所了解了,例如什么样的时间开什么样的会、有怎样的规模、特点是什么,包括专家、产品经理或者药品的一些特点等等。他可以及时又准确地反馈,形成一种没有任何空间的连接,这样才能给我们请到的这些去国外参加会议的专家带来一种非常接地气、非常贴合他们需求的感觉。而有一些比较大的地接社,也许他们人员流动比较频繁,或者业务量比较大,可能会忽略到这点,只了解到有多少人开会、什么样的标准这样简单的信息,所以在落地的时候就会感觉很生硬,没有亲切感。中国人还是比较讲究礼道和亲切感的。

这些信息的传递很重要,这样才能很好地将需求和当地的实际情况结合起来。在我看来,日本的会议服务会更加精致一些,而东南亚的会议流程就相对松散。在日本举办会议的时候,他们不仅会做一个比较详尽的计划,还会先跟你商量,例如"其他公司举办了这样一个分享会,你们是否也需要?"等等,有人可能认为这是一种推销,但是我觉得这种商量是很必要的,尤其在药企的预算相对而言也并不是十分固定的情况下。

其实每一次的会议都是不一样的,也是无法直接复制的,尽管有的时候它们会有相似的主题,但不同的地点、环境、形式、命题、参会人员等都会带来新的东西。那么在制定会议的时候,如何创新、如何让大家有融入感、如何真正做到让大家满意是地接社要考虑的问题。例如,在分析参会人员结构这个小细节上,如果参会人员级别较高,可能一些行程就没必要安排了,因为他们都参加过很多遍了。此外,服务也很重要,要让大家感受到这个服务很专业、让专家学到更多东西。在做好正常流程之外,是否能有一些小惊喜?一般来说,让人满意的会议都是因为他们用心了,在完成了工作的基础上,还会有一些亮点。

丛莎

北京凡尔康管理咨询有限公司

北京凡尔康管理咨询有限公司每年都会为员工提供奖励旅游的活动,公司曾组织去过新加坡、柬埔寨等国家,而在行程中地接社和地接人员是我们的会奖旅游不可缺少的一个环节。

在过往的行程中,我们并没有直接寻找地接社的经历,一般涉及到地接方面的活动,我们都是全权交由中青旅等中方旅行社进行代理,在这一方面我们充分相信中方旅行社的资源和运作能力,能够帮助公司境外游的过程中,寻找到合适的地接服务。而事实也证明了我们的判断,在目前为止的所有行程中,我们对于地接方面的服务还是基本满意的。

实际上,地接对于我们整个行程的质量有着至关重要的影响。在我们以往的行程中,地接主要负责我们从机场到酒店的来回交通以及当地景点的推荐和讲解工作,通过地接社的帮助我们能够找到相对合理的行程和适合的酒店住宿以及餐饮。同时,地接社往往会根据我们的需求和人员特点,为我们安排最为合适的行程和导游导览方式。标识清楚、服务准时、迅速,是我们对地接服务的总体印象。

到目前为止,我们还没有在海外旅行的过程中遇到过非常紧急的状况,但是作为活动的组织者,如果今后一旦遇到了这方面的情况,我们希望地接人员能够为我们提供有效的帮助。

例如,如果在行程中遇到了证件丢失、财产受到侵害等问题,作为团队中最为了解当地的社会、生活信息的地接人员,我们希望他们能够帮助我们和警察局、大使馆等方面进行最迅速、直接的联系。如果发生人身方面的危险,我们也需要地接人员帮助我们寻找到最便捷的医疗设施,并与医务人员进行沟通,使得各方面的伤害和损失降到最低。

作为活动的组织者来说,今后我们希望能够在出发之前就与地接人员进行相关的直接沟通,已确保行程的顺利完成。同时,公司在安排奖励旅游的行程中,一般会有一到两天的集体活动,我们也希望地接人员能够在这样的公司集体行程和活动的安排上,给出最为合理的建议,让员工在时间和成本都有限的情况下,享受到最为体现公司特色和人文关怀的行程安排。