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by Peter Gray/Motivating People创始人、咨询师 | November 30, 2016

为什么在某种程度上,会奖行业的客户总是想当然地认为专业会议组织者(PCO)和奖励活动从业者愿意承担大量的工作,包括需要花很多时间和相当多的技巧去准备的提案,却不用给他们报酬呢?

这并不是什么新鲜事,实际上这种状况已经持续很多年了。无论我们多么努力保护自己的知识产权,一些客户(终端用户)总会肆无忌惮地盗用其他公司的计划。要么使用自己的员工,要么通过另一家公司(通常价格更便宜)来执行这些计划!

我确实看到过我们公司的一份提案放在一家竞争对手的办公桌上!一位业内同事已经做出了完整的成本预算,却被一个竞争对手重新报价。显然,那位竞争对手不必再做所有的初步调查或提出自己的想法,只是报了更低的价格。另一位同事曾读到过她写的新闻稿,未经允许,被客户一字不差地拿去使用,还有一份赞助和展览文件包也被全部复制。终端用户的这种行为让人完全不能接受,也对会奖行业的生存构成重大威胁。

如果没有起码能支付成本的酬金,广告公司是不会把昂贵的广告宣传投放在一起的。现在,如果不为他们的时间支付报酬,许多商人就不会对一份工作报价。他们为什么要这样做呢?现在有许多网站声称能把客户介绍给供应商和交易者,结果经常是同一份工作被多个服务供应商报价了。这对于那些没有谈成生意的人来说就是浪费时间。

我们行业面临的一个最大的挑战,就是要让客户明白专业的奖励活动从业者或会议/活动策划者的价值所在。虽然这是行业机构应该承担的责任,但要知道,会议、活动和奖励行业都包括许多小公司,其中一些是"一人乐队",他们就在自己家里办公,没有各种日常开支,多半也不具有必要的技能或经验来承担客户要求的任务。更糟的是,他们往往没有保险,或者没有适当的保险。

这些公司多半不会加入行业协会,也没有相应的法律强迫他们加入,他们只能在价格上和专业的从业者竞争。

我对小公司没什么成见,不管他们雇用了几个人,但我相信应该有某种形式的规章制度来保护终端用户。毕竟,如果消费者购买了"不具有适销性"的产品,他们能有一个获得赔偿的简单渠道。如果雇用的PCO或奖励活动从业者缺乏足够的技能或知识,把一场会议,一个激励计划或者奖励旅游变成了闹剧,终端用户会发现想要获得赔偿太难了,结果只能通过花费昂贵的法律手段起诉活动策划人员。但是,这时整个活动已经彻底搞砸了。

在我们的行业中,许多行业协会为会员提供认证和保险。这当然解决了一些问题,但提供这种认证的协会就是不去宣传认证的必要性。在我作为一名PCO和奖励活动从业者近35年的时间里,从来没有人问过我的任职资格,或者我是否有能力执行我给客户的提议。另一位业内的同事告诉我,在她作为一名PCO二十年的时间里,也没有人问过她的专业会员认证或任职资格。

行业协会应该把这件事当作当务之急,他们需要向终端用户宣传,对于那些声称能提供所谓"专业"的会议、活动和奖励旅游服务的人,客户应该提出什么要求。进入我们这个行业几乎没有门槛。即便没有接受过任何正规培训或不具备专业资格,任何一个人也都可以自称是专业会议组织者(PCO),专业活动策划者或奖励活动从业者。每个人都喜欢把自己当成专家,对于会议、赛事、激励计划和奖励活动应如何运行深有见地。但他们不一定具备统筹全局的专业知识,以及发挥特定项目组成部分的作用或避免某种陷阱的技巧,即使这种陷阱对于专业人员来说非常明显。在这里我不再重复英国胡佛公司的教训,如果你是本专栏的忠实读者,你会知道,因为没有雇用专业人员,这家公司的促销计划最终付出了多么昂贵的代价。

真正的专业人员明白他们需要提供财务完全透明,且在预算范围内的服务。现在有很多,也可能是大多数PCO和奖励活动从业者是按服务收费,但也有不少人拿到了双份报酬,他们从供应商那里提取佣金。只要没有超过和客户约定的总的管理费用,这无可非议,更重要的是,这些佣金要告知客户。事实上,在澳大利亚接受"隐藏佣金"是非法的。

一些个人助理(PA)会为公司组织旅游和各种活动。最近,对他们的一项调查显示,他们关注的主要问题是透明度和预算。这表明目前在我们这个行业缺乏信任,成本是一个主要关注点。后者与我们讨论的问题有关,因为人们通常认为雇用专业人员,活动花费会更高。其实,在大多数情况下,并不是这样。

之前,我曾引用过已故的著名油井灭火专家雷德ž阿代尔的话,但他另一个更加著名的言论,直接与我们行业有关:"如果你觉得聘请专业人员太贵,试试业余的,你就知道结果是什么了。"对于今天的会奖行业来说也是如此。只要最开始的准备充分,比起那些既不具备专业知识和技能,服务质量也没有保证的人来说,专业人员通常更有可能一次就把事情办好。

不管是地方性的还是全国性的活动,许多个人助理希望成为公司的活动组织者,我们没有理由说他们不行。然而,对于更复杂的活动,尤其是那些海外活动,这样做很危险。当然,也有时间因素在里面。即使是一个中等规模的活动也需要花费大量的时间才能合理安排,而个人助理的主要职责是协助经理完成工作,可能没有那么多时间。经验丰富的专业人员知道项目中的每一个部分到底需要多少时间,以及每一个部分之间如何衔接,所以他们能够最大化地利用时间。

有许多软件声称可以提供一项活动的所有必要服务,从旅行到酒店住宿及其他内容。不要被它们误导了。在屏幕上按下按钮,就能向50家左右的酒店发送报价请求(RFP),这看似简单,但酒店不是傻瓜。与不懂行的人打交道时,酒店通常不会提供最优惠的房间价格。大多数专业人员特别重视去了解他们推荐的酒店,知道什么时候,怎么样才能促成更好的价格或获得附加值。他们也知道,为了客户的利益,什么时候该换一家酒店。

一般人不会考虑自己做脑外科手术,也不会自己给房子重新布线或安装水暖,改装汽车发动机或驾驶一架A380(空中客车)。有训练有素的专业人员做这些事情,他们能高效圆满完成。如果没有,在法律上,他们需要承担责任。这同样适用于会奖行业的从业者,所以一定要雇用有资历和/或获得认证的专业人员。